سیستم اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون اداری (Office Automation) به انجام خودکار مدیریت فرآیندهای یک سازمان یا کسب و کار مربوط می شود. هیچ مدیری نمی خواهد وقت کارکنان خود را با انجام امور دستی، کاغذ بازی یا دسته بندی انباری از پوشه ها و اطلاعات هدر دهد! امروزه دیگر فناوری راه دسترسی به اتوماسیون اداری را برای کسب و کارهای مختلف بسیار هموار کرده است. با این قابلیت، کارکنان وقت خود را برای امور بیهوده هدر نمی دهند و بر مسائل مهمی چون اهداف و چشم اندازهای سازمان بیشتر تمرکز می کنند.

با شرکت دانش بنیان پلتکو در این مطلب همراه شوید تا با کارکردها و قابلیت های اتوماسیون اداری بیشتر آشنا شوید.

اتوماسیون اداری؛ از گذشته تا به امروز

در گذشته با فراگیر شدن کامپیوتر، اتوماسیون ها به سازمان های کوچک و بزرگ راه یافتند و جایگزین روش های سنتی مدیریت اطلاعات، پردازش داده ها و نظارت بر پروژه های مختلف شدند.

تا همین چند سال پیش برای حفظ اتوماسیون ها از پردازنده های پیچیده و تیمی متخصص برای نظارت و مدیریت آن استفاده می شد. اما امروزه اتوماسیون های مبتنی بر پردازش های ابری کار را برای سازمان ها بسیار راحت کرده است.

حالا دیگر انواع اتوماسیون از جمله اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA)، جایگزین روش های گذشته شده و بینش های تجاری و مدیریتی سازمان ها را با اتومات کردن گردش کار، به شدت افزایش داده است. در ادامه مطلب به اتوماسیون فرایند کسب و کار یا اتوماسیون اداری بیشتر می پردازیم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم نرم افزاری است که برای بهبود و سهولت امور مرتبط با مدیریت و اداره یک سازمان استفاده می‌شود.

این سیستم شامل مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و فناوری‌های اطلاعاتی است که فرآیندهای مدیریت داده ها، انتقال و ذخیره اطلاعات ، دسترسی به اطلاعات و ارتباطات داخلی و خارجی، مدیریت اطلاعات کارمندان، مدیریت اسناد، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها، تقویم و مدیریت وظایف مدیریت سفارشات، مدیریت فروش، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت ذخیره‌سازی و انبار، مدیریت ارتباط با مشتریان و مدیریت نیروی انسانی را انجام می دهد.

این سیستم بعنوان ابزاری قدرتمند عموماً از ماژول‌ها و قابلیت‌های جانبی متعددی از جمله فرم ساز، چندسازمانی، تبدیل گفتار فارسی به متن، نسخه موبایل، BPMS، پشتیبانی از وایرایشگر WORD مایکروسافت پشتیبانی می‌کند.

7 دلیل برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری!

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، نیاز به استفاده از اسناد فیزیکی و فرآیندهای دستی را در سازمان های مختلف کاهش می دهد و با استقرار این سیستم‌ها، بسیاری از وظایف اداری به صورت الکترونیکی و خودکار انجام می شود.

1.  صرفه‌جویی در زمان و هزینه: با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، بخش زیادی از فعالیت‌ها و فرایندها به صورت خودکار انجام می‌شود که این ویژگی صرفه‌جویی در زمان و هزینه ها را به دنبال دارد.
2.  دقت و کنترل بالا: سیستم‌های اتوماسیون اداری برای انجام فعالیت‌های مختلف، الگوریتم‌ها و قوانین تعریف شده را به دقت رعایت می‌کنند و به همین دلیل ضریب خطای کمتری در انجام کارها دارند. همچنین امکان کنترل و مانیتورینگ بر روی فعالیت‌ها نیز از طریق این سیستم فراهم شده است.
3.  بهبود ارتباطات: با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری، ارتباطات بین اعضای سازمان بهبود می‌یابد. زیرا امکان ارسال و دریافت پیام‌ها، اطلاعات و سند‌ها به صورت الکترونیکی در کمترین زمان ممکن وجود دارد.
4.  دسترسی آسان و سهولت در جستجو: این سیستم دسترسی به اطلاعات و سند‌های مربوط به فعالیت‌های سازمان را آسان‌ کرده است. شما می توانید در کسری از ثانیه، اطلاعات موردنظر را استخراج کنید.
5.  امنیت و حفاظت اطلاعات: سیستم‌های اتوماسیون اداری امنیت بالاتری در مقایسه با روش‌های سنتی ارائه می‌دهند. امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران مختلف و ردیابی فعالیت‌ها به سازمان ها کمک می کند از اطلاعات محرمانه خود محافظت کنند.
6.  انعطاف‌پذیری و قابلیت سفارشی: سیستم‌های اتوماسیون اداری قابلیت انطباق با نیازها و الزامات سازمان را دارند. بنابراین امکان تغییر و به‌روزرسانی سیستم و سفارشی کردن آن طبق ساختار سازمان وجود دارد.
7.  سهولت در گزارش‌دهی و تحلیل: با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، امکان گزارش دهی و تحلیل‌های مربوط به عملکرد و فعالیت‌های سازمان، به مدیران برای تصمیم‌گیری استراتژیک فرصت خوبی می دهد.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی است؟

هر سازمان می تواند بر اساس ساختار و نمودار و فرایندهای داخلی، اتوماسیون اداری خود را داشته باشد. اما عموما بخش هایی که در یک سیستم اتوماسیون اداری تعریف می شود عبارتند از:

1. مدیریت اسناد

این بخش شامل ارسال، دریافت، ذخیره و مدیریت اسناد و اطلاعات مرتبط با آن می باشد. سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند با قابلیت ثبت و مدیریت اسناد، پیگیری فایل‌ها و اسناد، ایجاد ساختار و حفاظت از اسناد به مدیریت و ذخیره اطلاعات و اسناد مورد نیاز در یک سازمان کمک کند.

2.  مدیریت تقویمی جلسات

این بخش شامل ثبت، یادآوری و مدیریت قرارها و برنامه های کاری در سازمان است. کاربران می توانند از طریق میزکار به این بخش دسترسی داشته باشند و قرارهای کاری را از طریق پیام کوتاه یا ایمیل اطلاع رسانی کنند.

3. ساماندهی ارتباطات داخلی

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری فرصت خوبی برای ایجاد و مدیریت ارتباطات داخلی سازمان است. این بخش شامل ایجاد ارتباطات اداری، تعریف روش‌های ارتباطی مختلف مانند ایمیل و پیامک و مدیریت چت و مشارکت در پروژه‌ها می باشد. این نکته قابل ذکر است که با استفاده از تکنولوژی‌های WSO2 می‌توانید ارتباطات داخلی را بهبود بخشید و ساماندهی بهتری در سازمان خود ایجاد کنید.

4. مدیریت منابع انسانی

در نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ثبت، نگهداری و مدیریت اطلاعات مربوط به کارکنان شامل اطلاعات شخصی، حقوق و مزایا، مدیریت حضور و غیاب، مدیریت حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد هر کدام از کارکنان فراهم شده است.

بیشتر بخوانید: نقش api manager در یکپارچه سازی اتوماسیون اداری

5.  مدیریت پروژه

این بخش شامل برنامه ریزی، تخصیص منابع، نحوه پیشرفت پروژه و گزارش گیری است. در واقع سیستم اتوماسیون اداری، قابلیت مدیریت پروژه ها و وظایف تعریف شده در هر پروژه را دارد.

این قابلیت شامل برنامه ریزی و نظارت بر پروژه ها، تخصیص وظایف به اعضای تیم، دنبال کردن پیشرفت پروژه و ایجاد گزارش های مربوط به آن است.

6.  مدیریت مالی

در قسمت مدیریت مالی اتوماسیون، می توانید امور مربوط به حسابداری مالی، مدیریت بودجه، مدیریت سرمایه‌ها، برنامه‌ریزی تامین کالا و مواد مصرفی، ثبت و مدیریت خرید و فروش، پرداخت ها و دریافت ها و در نهایت گزارش گیری مالی را انجام دهید.

7.  مدیریت ارتباط با مشتری

این بخش شامل ثبت و مدیریت ارتباط با مشتریان، تاریخچه تماس ها و تعاملات با مشتریان، پشتیبانی و خدمات و ثبت و پیگیری سفارشات مشتریان است؛ چنین قابلیتی به مدیریت در برقراری ارتباط موثر و پویا با مشتریان سازمان کمک زیادی می کند.

 8. قابلیت انتگرالی

سیستم اتوماسیون اداری از قابلیت انتگرالی برخوردار است، به این معنی که امکان ارتباط و همکاری با سایر سیستم ها (مانند سیستم مالی، سیستم فروش، سیستم مدیریت انبار و …) را دارد و بستر انتقال اطلاعات بین این سیستم ها را به صورت خودکار فراهم می کند.

سیستم های ارتباطات داخلی و خارجی سازمان شامل ایمیل، تلفن، ویدئو کنفرانس و غیره مدیریت سازمانی از جمله اطلاعات مربوط به ساختار سازمان، نقش ها و وظایف، سطوح دسترسی و مجوزها و غیره از دیگر بخش های مهم اتوماسیون اداری است.

Office automation is a general term that describes the different types of computer systems and software that are used to collect digitally, store, transfer, alter and utilise office information to execute tasks. In essence, office automation helps to manage data

Office automation allows data to move without human intervention. Since humans are left out of the equation, there is no risk of manual error. What once began with a typewriter has evolved into a myriad of automation and electronic tools that have changed how people work

نقش یکپارچه سازی وب سرویس ها در اتوماسیون اداری

آن چه به خودکارسازی کامل فرآیندها در اتوماسیون اداری کمک می کند قابلیت یکپارچه سازی آن است. به عنوان مثال شما ممکن است هنگام انجام یک پروژه خاص به داده های بیشتری دسترسی داشته باشید یا مثلا بخواهید میان اطلاعات نرم افزار مدیریت مالی و داده های منابع انسانی به تبادل اطلاعات بپردازید. در این شرایط باید بتوانید اطلاعات لازم را از نرم افزارهای دیگر جمع آوری و در فرآیند خود مورد استفاده قرار دهید.

مزایای یکپارچه سازی وب سرویس ها بعنوان یکی از کارکردهای مهم اتوماسیون اداری در سازمان ها عبارتند از:

• افزایش بهره وری
• دسترسی سریع‌تر به اطلاعات
• کاهش هزینه های توسعه و مدیریت خدمات
• افزایش امنیت سیستم
• کاهش احتمال خطا

امروزه وب سرویس ها با ادغام برنامه های کاربردی در درون شبکه، بعنوان روشی استاندارد برای ارتباط میان دو سیستم الکترونیکی این مشکلات را برطرف کرده است. زیرساخت‌های یکپارچه‌ساز وب‌سرویس‌ها می‌توانند با مدیریت و استانداردسازی وب‌سرویس‌های شما سامانه‌های مختلف سازمان را با یکدیگر یکپارچه کنند.

اتوماسیون اداری ابری

اتوماسیون اداری ابری به مجموعه‌ای از فرآیندهای خودکار و مبتنی بر ابر (cloud) اشاره دارد که برای مدیریت و اجرای فعالیت‌های اداری، مالی و سایر فعالیت‌های مرتبط با سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شود.

این سیستم‌ها شامل نرم‌افزارهای مختلفی هستند که برای انجام فعالیت‌های مختلف از جمله مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی، تولید گزارشات و غیره استفاده می‌شوند. با استفاده از این سیستم‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها را تجربه کنند.

شرکت دانش بنیان پلتکو، ارائه دهنده خدمات تخصصی یکپارچه سازی و مدیریت وب‌سرویس‌ها می باشد که خدماتی نظیر گذرگاه سرویس‌های سازمانی (ESB) و مدیریت وب‌سرویس‌ها (API Manager)، مانیتورینگ، مدیریت لاگ‌ها، وب پرتال و ده‌ها سرویس تخصصی دیگر به سازمان‌ها ارائه می‌دهد.

پایان

همانطور که در این مطلب خواندید سیستم اتوماسیون اداری به بهبود کارایی و کارکرد سازمان کمک می‌کند و فرآیندهای اداری را از طریق استفاده از تکنولوژی‌های مدرن و خودکارسازی بهبود می‌بخشد. به عبارتی اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از فرآیندهای خودکار و مبتنی بر نرم‌افزارهای کامپیوتری اشاره دارد که برای مدیریت و اجرای فعالیت‌های اداری، مالی و سایر فعالیت‌های مرتبط با سازمان‌ها و شرکت‌ها استفاده می‌شود. این سیستم‌ها با استفاده از فناوری‌های پیشرفته، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای مختلف خود را به صورت خودکار انجام دهند و بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها را تجربه کنند.در پایان امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد.